Politique de Confidentialité

1.Introduction

La protection de vos données personnelles est une priorité pour Helpsy. Nous nous engageons à ne récolter que les informations nécessaires pour vous offrir un service de qualité, tout en garantissant la confidentialité et la sécurité de vos données. Cela inclut la collaboration avec nos fournisseurs tout en facilitant l’exercice de vos droits relatifs à vos données. Les termes débutant par une majuscule sont définis conformément aux Conditions Générales d’Utilisation de Helpsy. Notre principale responsabilité est le respect des lois en vigueur concernant la protection des données.

Nous adhérons aux exigences du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et aux législations nationales correspondantes dans les pays où nous opérons. Par exemple, nous observons la loi française “Informatique et Libertés” du 6 janvier 1978 (révisée), le BDSG en Allemagne, la loi belge du 30 juillet 2018 sur la protection des données personnelles, la loi espagnole 3/2018 sur la protection des données et la garantie des droits numériques, ainsi que la loi néerlandaise sur la protection des données personnelles du 7 juin 2000.

Cette politique explique notre gestion de vos données personnelles : collecte, utilisation, partage éventuel, et vos droits y afférents. Elle est valable pour tous les utilisateurs des services Helpsy. Nous vous recommandons de la consulter attentivement pour une meilleure compréhension. Nous avons veillé à sa clarté et à sa disponibilité à tout moment de votre navigation.

Nous avons pris soin de rendre cette politique aussi transparente que possible. Si certains termes comme “vigilance”, “freelance”, “cookie”, ou “affacturage” vous sont inconnus, vous pourrez en trouver les définitions dans notre glossaire en fin de document.

Pour toute question ou demande de clarification, notre équipe DPO est à votre disposition à l’adresse suivante : maxime@helpsy.io.

Mise en application :

La politique de protection des données, mise à jour, est effective pour tous les utilisateurs actifs depuis le 25 mai 2018. Nous nous réservons le droit de modifier cette politique à tout moment. La version actuelle régissant l’utilisation de vos données est toujours accessible ici : https://www.helpsy.io/politique-de-confidentialite. 

Si des modifications majeures sont apportées à cette politique, nous vous en informerons par email.

2. Responsable du traitement des données : Shunpo

• SAS SHUNPO, une société par actions simplifiée dotée d’un capital social de 2.000 euros, enregistrée au registre du commerce et des sociétés de Villefranche-Tarare sous le numéro 920 195 336. Le siège de SAS SHUNPO est situé au 88 avenue du pré aux moutons, 69480 Anse.

3. Coordonnées de notre DPO

• Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles chez Helpsy ou pour exercer vos droits (accès, rectification, opposition, suppression, limitation, portabilité, gestion post-mortem), contactez notre DPO :

• Par email : maxime@helpsy.io
• Par courrier : DPO, Shunpo, 88 avenue du pré aux moutons 69480 Anse

4. Données que nous traitons

Résumé :

• Lorsque vous utilisez nos services et naviguez sur notre site, Helpsy traite divers types de données, détaillées ci-après. Ces données sont issues :

• Des informations que vous nous fournissez directement.
• Des données générées par votre utilisation de nos services.

Nous ne traitons pas de données dites sensibles, telles que celles révélant vos origines raciales ou ethniques, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, appartenance syndicale, données génétiques, biométriques, relatives à la santé, ou à la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle.

4.1 Données relatives aux utilisateurs indépendants

Lors de la collecte, nous vous indiquons si la fourniture d’une donnée est obligatoire ou facultative.

4.2 Données relatives aux préposés des clients

Nous informons au moment de la collecte du caractère obligatoire ou non de la donnée.

4.3 Informations Statistiques Relatives à l’Utilisation de nos Services

Chez Helpsy, nous collectons des statistiques basées sur :

• L’utilisation de notre messagerie sécurisée (taux de réponse aux messages, délais de réponse).
• Les retours et évaluations post-mission (commentaires et notes moyennes laissés par les clients et les indépendants).
• Les données de connexion et de navigation des utilisateurs.
• L’utilisation du moteur de recherche et du formulaire de contact des indépendants.
• Votre interaction avec différents modules tels que l’outil de calendrier, le module Stripe, les options de paiement, ainsi que les fonctionnalités destinées aux entreprises (reporting, pages d’équipes, baromètre).
• Des données commerciales comme le nombre de consultations effectuées et le volume d’affaires par catégorie d’indépendants et de clients.

5. Cookies

Helpsy utilise divers types de cookies, incluant des cookies d’authentification, de sécurité, de localisation, fonctionnels, analytiques, et pour la diffusion de publicités. Vous avez la possibilité de gérer vos préférences en matière de cookies lors de votre première connexion sur notre Marketplace, et de modifier vos choix à tout moment via notre section cookies dans notre centre de protection des données, accessible ici : https://www.helpsy.io/politique-de-confidentialite. Vous y trouverez également des informations détaillées sur les cookies que nous utilisons.

6. Bases Légales et Finalités Résumé

Helpsy traite vos données personnelles principalement dans le cadre du contrat de service établi lors de votre inscription sur notre site, par l’acceptation de nos conditions générales d’utilisation. Cependant, certaines de vos données peuvent être traitées sur la base de votre consentement, de nos obligations légales, ou de notre intérêt légitime.

Nous collectons ces données pour fournir, gérer, sécuriser et améliorer nos services, en développer de nouveaux, et pour protéger à la fois nos utilisateurs et nous-mêmes contre une utilisation frauduleuse de notre Marketplace.

6.1 Traitement des Données Fondé sur l’Exécution du Contrat de Service

Nous utilisons vos données pour :

• Créer et gérer votre compte.
• Faciliter l’utilisation des services du site.

Pour les Indépendants :

• Vérifier votre société sur la base de documents légaux.
• Optimiser votre référencement dans notre moteur de recherche.
• Assurer la pertinence des missions proposées (modération des offres, politique anti-spam).

Pour les Clients :

• Proposer des résultats de recherche pertinents.
• Faciliter la communication entre utilisateurs (messagerie instantanée sécurisée).
• Présenter le profil d’un indépendant en réponse à une recherche spécifique.

Pour tous les Utilisateurs :

• Offrir l’accès aux services décrits dans les CGU.
• Envoyer des communications liées à vos actions sur la Marketplace.
• Faciliter le paiement des missions via notre partenaire Stripe.

6.2 Traitement des Données Fondé sur l’Intérêt Légitime de Helpsy

Nous utilisons vos données pour :

• Protéger contre le spam.
• Offrir des communications personnalisées et pertinentes.
• Sécuriser le site Helpsy et ses données.
• Améliorer et développer de nouveaux services.
• Évaluer votre satisfaction et recueillir vos avis.

6.3 Traitement des Données Fondé sur votre Consentement

Nous pouvons solliciter votre consentement pour :

• La réutilisation de votre photo de profil à des fins commerciales.
• L’envoi d’offres commerciales ou de newsletters si vous n’avez pas de compte sur la Marketplace.

6.4 Traitement des Données Fondé sur nos Obligations Légales

Nous traitons certaines données pour respecter nos obligations légales, notamment en matière de gestion des paiements via la Marketplace et de lutte contre le financement du terrorisme et le blanchiment d’argent.

7. Destinataires des Données et Transferts vers des Pays Tiers à l’EEE

Résumé : Helpsy est le principal destinataire des données personnelles collectées via la Marketplace.

Pour certains services et fonctionnalités que nous offrons, il est nécessaire de partager des informations avec d’autres utilisateurs ou nos partenaires commerciaux. Cette communication peut aussi intervenir pour des motifs juridiques ou en cas de conflit.

Détails : Nous partageons vos données personnelles avec des tiers uniquement dans les cas suivants :

7.1 Partage avec les Clients

Nous partageons avec les clients les informations d’identification des indépendants et, le cas échéant, de leur entreprise, lorsqu’un indépendant envoie une proposition commerciale, ainsi que des documents légaux relatifs à ses services au début d’une mission.

Certains clients peuvent être basés hors de l’Union européenne. Pour les pays ayant une décision d’adéquation de la Commission européenne, le partage est direct. Pour d’autres, nous avons mis en place des mesures conformes aux lois sur la protection des données, telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne, pour assurer un transfert sécurisé des données.

7.2 Partage avec des Partenaires et Prestataires de Confiance

Nous transmettons vos données à des partenaires comme MangoPay et à d’autres prestataires pour des traitements externes, en suivant nos instructions ou un accord contractuel, et toujours dans le respect de la confidentialité et de la sécurité.

a) Localisation des Données

Nos serveurs, où vos données sont stockées, se trouvent en Europe. Dans des cas exceptionnels, certains de nos prestataires, basés hors de l’UE, peuvent nécessiter un transfert de données vers leur pays d’origine. Nous nous assurons alors qu’ils respectent leurs obligations en matière de protection des données et utilisons des « outils de transfert » tels que les clauses contractuelles types pour une protection équivalente à celle de l’UE.

b) Nos Prestataires

Vous trouverez ci-dessous les noms de nos partenaires et prestataires, leurs sites web, leurs politiques de protection des données, les contacts pour les questions de protection des données, leurs objectifs, la localisation des données et les mécanismes de transfert mis en place pour assurer une protection équivalente à celle de l’UE pour les données transférées hors de l’UE.

Nous partageons vos données personnelles avec ces tiers uniquement pour les finalités décrites ci-dessus.

7.3 Partage avec nos Investisseurs, Comptables et Auditeurs pour des Levées de Fonds

Helpsy peut partager des informations concernant les indépendants et les représentants des clients inscrits sur notre Marketplace qui utilisent nos services. Ceci est effectué pour répondre aux demandes de nos investisseurs, comptables et auditeurs, notamment dans le contexte de potentielles levées de fonds ou de vérifications de l’utilisation des fonds collectés.

7.4 Avec des Tiers Autorisés

Nous pouvons conserver ou divulguer vos informations si nous considérons que cela est nécessaire pour se conformer à une obligation légale ou réglementaire, une procédure judiciaire, une demande administrative, ou pour protéger la sécurité d’une personne. Ceci inclut également les situations traitant des problèmes frauduleux, de sécurité ou techniques, ou pour défendre les droits ou les propriétés de nos utilisateurs.

7.5 Entre les Entités du Groupe Shunpo

Le groupe Shunpo comprend Helpsy qui est une marque déposée et protégée.

En conséquence, Helpsy peut partager des informations relatives aux indépendants et aux représentants des clients inscrits sur la Marketplace et utilisant nos services. Ceci vise à offrir aux utilisateurs des opportunités commerciales correspondant aux compétences professionnelles des indépendants et aux besoins commerciaux des clients.

Important : Helpsy ne vend pas vos données/les informations et documents que vous nous fournissez à des tiers. Nous ne divulguons pas d’informations personnelles et privées en dehors des cas mentionnés dans cette Charte de protection des données.

8. Durée de Conservation des Données ou Critères Définissant Ces Durées

Chez Helpsy, nous conservons vos informations selon les durées suivantes :

Pour les utilisateurs ayant effectué des missions, Helpsy garde vos informations de facturation pendant 10 ans après la fermeture ou suppression de votre compte utilisateur. Cette conservation répond à nos obligations comptables et fiscales, au paiement des charges sociales, ainsi qu’à nos devoirs de déclaration et de mise à disposition des documents auprès des autorités fiscales.

Spécifiquement pour les indépendants, Helpsy conserve la documentation légale nécessaire à la vérification de l’entreprise pendant 10 ans. Cette mesure répond aux obligations légales des clients (porteurs de projets/donneurs d’ordre) de prouver qu’ils ont respecté leur obligation de vigilance selon les lois françaises.

Dans certaines situations, nous pouvons conserver vos données personnelles pour des périodes plus longues. Cela s’applique surtout dans les cas où l’une des périodes suivantes est plus étendue : (i) aussi longtemps que nécessaire pour l’activité ou le service concerné ; (ii) toute période de conservation imposée par la loi ; ou (iii) le délai de prescription durant lequel une action en justice peut être engagée pour la défense de nos intérêts.

9. Sécurité des Données

Chez Helpsy, nous adoptons des mesures techniques et organisationnelles adéquates pour assurer la sécurité, la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience de nos systèmes d’information et de vos données. Nous nous engageons à protéger les données, y compris personnelles, que nous traitons contre toute destruction, perte, altération, divulgation non autorisée ou accès non autorisé.

Pour garantir la sécurité et la confidentialité de ces données, nous prenons les initiatives suivantes :

• Utilisation du chiffrement SSL pour la majorité de nos services.
• Vérification de votre adresse email lors de la création de votre compte.
• Réalisation d’audits internes réguliers concernant la collecte, le stockage et le traitement des données, y compris les mesures de sécurité physique, pour prévenir tout accès non autorisé à nos systèmes.
• L’accès aux données personnelles est strictement limité à nos employés et prestataires qui nécessitent cet accès pour traiter les données en notre nom. Ces individus sont soumis à de sévères obligations de confidentialité et peuvent être sujets à des sanctions disciplinaires, y compris le licenciement, en cas de non-respect de ces obligations.

10. Vos Droits

En conformité avec le RGPD, la loi française “Informatique et Libertés” du 6 janvier 1978 (révisée), et les législations nationales en vigueur sur la protection des données personnelles dans les pays où nous opérons, vous bénéficiez de plusieurs droits détaillés ci-dessous :

Pour plus d’informations sur chacun de vos droits et les modalités de leur exercice, consultez notre centre de protection des données à l’adresse https://www.helpsy.io/politique-de-confidentialite.

10.1 Droit d’Accès

Vous avez le droit d’accéder aux données personnelles que Helpsy détient à votre sujet. Ce droit vous permet de connaître les informations en notre possession et, si vous le souhaitez, d’en obtenir une copie, tout en respectant les droits des tiers qui pourraient être impliqués.

10.2 Droit de Rectification

Conformément à la réglementation sur la protection des données personnelles, vous pouvez nous demander de corriger les informations personnelles inexactes vous concernant. Vous avez également le droit de faire compléter les informations incomplètes, en fournissant une déclaration supplémentaire si nécessaire.

Pour faciliter l’exercice de ce droit, nous vous encourageons à effectuer ces modifications directement sur votre profil. Si d’autres données vous concernant nécessitent une modification ou un complément et que vous ne pouvez pas le faire vous-même, veuillez en faire la demande via la section dédiée dans notre centre de protection des données ou en nous contactant à maxime@helpsy.io.

10.3 Droit à l’Effacement

Vous avez le droit de nous demander d’effacer vos données personnelles dans les meilleurs délais, sauf si nous avons un intérêt légitime ou une obligation légale de les conserver.

Pour des raisons de sécurité et pour éviter une suppression accidentelle de votre compte, nous vous recommandons de procéder vous-même à cette suppression une fois connecté à votre compte, en dans app.helpsy.io/dashboard puis allez dans paramètres et ensuite suppression de compte.

Concernant les données de votre profil, notez que les moteurs de recherche et autres tiers peuvent conserver des copies de vos informations publiques, même après leur suppression sur Helpsy ou la désactivation de votre compte. Helpsy n’est pas responsable de la gestion de vos données par ces tiers. Vous pouvez exercer votre droit au déréférencement directement auprès de ces moteurs de recherche.

10.4 Droit à la Limitation du Traitement

Vous avez la possibilité de demander à Helpsy de limiter le traitement de vos données personnelles dans certaines situations, telles que :

a) Si vous contestez l’exactitude des données personnelles vous concernant, nous rendrons ces données temporairement indisponibles, le temps de vérifier leur exactitude.

b) Si vous considérez que le traitement de vos données est illicite et que vous refusez leur suppression, vous pouvez exiger la limitation de leur utilisation.

c) Lorsque nous n’avons plus besoin de vos données pour le traitement, mais que celles-ci sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

d) Si vous avez exercé votre droit d’opposition selon l’article 21, paragraphe 1, du RGPD, nous limiterons le traitement de vos données le temps de vérifier si nos motifs légitimes prévalent sur vos droits.

En cas de levée de la limitation du traitement de vos données personnelles, nous vous en informerons.

10.5 Droit d’Opposition

Vous pouvez vous opposer à l’envoi de communications, y compris commerciales, de la part de Helpsy. À cette fin, nous incluons un lien de désinscription dans tous nos courriels et vous pouvez gérer vos préférences de notification directement dans notre centre de protection des données.

Vous pouvez également vous opposer, pour des raisons légitimes, au traitement de vos données lorsque celui-ci est fondé sur l’intérêt légitime de Helpsy. Dans ce cas, nous cesserons le traitement à moins que nous n’ayons des raisons impérieuses justifiant sa continuation.

10.6 Droit à la Portabilité

Vous avez le droit de demander la portabilité de vos données chez Helpsy. En exerçant ce droit, nous vous fournirons, dans un délai raisonnable et dans un format lisible par machine, les données que vous nous avez fournies, qu’elles soient déclarées par vous ou générées par votre activité sur la Marketplace.

10.7 Droit de Retrait du Consentement

Lorsque le traitement de vos données personnelles est basé sur votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment. Ce retrait n’affectera pas la légalité du traitement basé sur le consentement avant son retrait.

10.8 Organisation du Sort de vos Données Personnelles après votre Décès

Conformément à la loi française “Informatique et Libertés”, vous avez la possibilité de donner des directives concernant la gestion de vos données personnelles après votre décès. Ces directives peuvent être générales ou spécifiques et peuvent être confiées à une personne de confiance désignée pour leur mise en œuvre.

En France, ces directives sont reconnues et peuvent être adressées soit à un tiers de confiance certifié par la CNIL pour les directives générales, soit directement à Helpsy pour les directives particulières.

En l’absence de directives, vos héritiers auront certains droits, tels que le droit d’accès aux données nécessaires pour le règlement de votre succession ou le droit d’opposition pour fermer vos comptes utilisateurs et s’opposer au traitement de vos données.

10.9 Droit d’Introduire une Réclamation auprès d’une Autorité de Contrôle

L’autorité de contrôle compétente pour toute réclamation concernant le traitement de vos données par Helpsy est la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) en France. Toutefois, vous pouvez également adresser votre réclamation à toute autre autorité de protection des données compétente, notamment dans votre pays de résidence, de travail ou de nationalité.

• Pour contacter la CNIL :
  • Adresse : 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07, France.
  • Téléphone : 01 53 73 22 22 (Du lundi au jeudi de 9h à 18h30 / le vendredi de 9h à 18h).
  • Fax : 01 53 73 22 00.
  • Formulaire de plainte en ligne : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.

Pour saisir une autre autorité de protection des données au sein de l’Union européenne, vous pouvez consulter l’annuaire des autorités de protection des données des États membres disponible sur le site de la Commission européenne.

Utilisation des Données de Google Calendar

Dans le cadre de notre service Helpsy, nous utilisons l’API Google Calendar pour faciliter la mise en relation des ambassadeurs de vélos électriques et des personnes souhaitant tester un vélo. Cette section décrit comment nous utilisons et gérons les données provenant de Google Calendar.

      Accès aux Calendriers :

Nous accédons uniquement aux calendriers de nos ambassadeurs pour récupérer les informations relatives aux événements planifiés. Cette opération est effectuée en toute sécurité en backend, sans exposer de données sensibles.

    Type de Données Récupérées :

Nous ne récupérons que les dates de début et de fin des événements, ainsi que leur identifiant unique. Aucune autre information personnelle ou détail de l’événement n’est extrait du calendrier.

    Création d’Événements :

Lors de la création d’un rendez-vous entre un ambassadeur et un testeur, nous collectons uniquement le nom, le prénom du testeur, et l’adresse du rendez-vous. Ces informations sont traitées en backend et sont nécessaires pour organiser la session de test.

    Protection des Données :

Nous nous engageons à protéger les données de nos utilisateurs. Les informations collectées via Google Calendar sont traitées avec la plus grande confidentialité et ne sont utilisées que dans le cadre strict de l’organisation des essais de vélos électriques.

    Conformité avec la Politique de Google :

Notre utilisation des données provenant des API Google est en totale conformité avec la Politique de Données des Utilisateurs des Services API de Google, y compris les exigences d’Utilisation Limitée. Pour plus d’informations, veuillez consulter la Politique de Données des Utilisateurs des Services API de Google.

Informations Complémentaires

Pour plus d’informations sur la protection de vos données et l’exercice de vos droits, visitez notre Centre de protection des données, où vous trouverez notamment :

• Des détails sur notre engagement et nos actions pour la protection de vos données.
• Un outil pour gérer vos préférences en matière de notifications et communications.
• Des informations sur notre utilisation des cookies et autres traceurs.
• Les modalités d’exercice de vos droits, y compris le droit à la portabilité.

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles chez Helpsy ou pour exercer vos droits, contactez notre DPO :

• Par email : maxime@helpsy.io.
• Par courrier : DPO, Helpsy, 88 avenue du pré aux moutons 69480 Anse.